Энциклопедия трудоустройства: 7 дней одного года
Ирина Ильинская
Источник: Элитный персонал
Мы встретились с Анной в небольшом кафе. «Закажем зеленый чай, - предложила она. – Помогает взбодриться. Мне это сейчас необходимо. Еще одна конференция прошла «легко и непринужденно», но чего нам стоила подготовка!
Мы встретились с Анной в небольшом кафе. «Закажем зеленый чай, - предложила она. – Помогает взбодриться. Мне это сейчас необходимо. Еще одна конференция прошла «легко и непринужденно», но чего нам стоила подготовка! Особенно последняя неделя… Знаешь, я даже веду дневник, это помогает потом анализировать собственные ошибки. Могу поделиться». Итак, как это было…
Понедельник начинается…во вторник
Вчера брала выходной. Предыдущая неделя была трудной, впереди масса ответственных приготовлений и, конечно же, пик последних рабочих месяцев - конференция. Вчера выключила все телефоны и отправилась гулять с дочкой Машей. Замечательный был день… Но он прошел и пора заниматься делом!
Сегодня утром пока стояла в пробке, успела составить график работы на день. Сначала надо «разобрать» электронную почту. В этом году мы решили сделать единый почтовый ящик с очень простым адресом для отправки приглашений на конференцию и дальнейшей переписки с участниками. Я напомнила коллегам, как в прошлом году диктовала длинный e-mail по телефону. Звонили из отдаленного региона. «Плохо слышно! Буква «и», дальше идет «и»! Нет, пишется как русская буква «е»!» – кричала я в трубку. Сейчас все гораздо проще.
Спасибо программистам - сделали в этом году единый сайт конференции. Теперь все новости мы помещаем там, а не на других ресурсах, где наш анонс тоскует за множеством «флэшей».
Участников в этом году достаточно: рассылку мы начали за три месяца до конференции. Использовали свою базу данных (благо, наработки уже есть), контакты, которые предоставил оргкомитет, словом, нажали на нужные рычаги. Приглашения, разумеется, пришлось дублировать за месяц.
Среда
Работаю с текстами публикаций и анонсов. Звоню главному редактору крупного специализированного журнала. В течение получаса доказываю, что любая заметка должна содержать ответы на вопросы: что? где? когда? зачем? В результате сама готовлю «рыбу», «вычищаю» ненужную, неконкретную информацию, добавляю фактуру. Соглашаюсь на «причесывание» текста по редакционным стандартам. А что делать – информационные спонсоры!
К вечеру созваниваюсь с администратором зала, который мы уже давно выбрали. Договариваюсь о том, когда лучше привезти напитки для банкета. «В субботу? – Отлично!»
Как же трудно было определиться с местом проведения мероприятия! Основной критерий выбора – возможность разместить в нем не менее 500 участников. В Москве много хороших помещений, рассчитанных на 300 человек. 500 персон могут вместить три-четыре. В этом году с постоянным партнером возникли проблемы, другой подходящий зал уже забронирован. Совершенно случайно нашелся интересный вариант. Завтра еще раз едем на место утверждать меню фуршета.
В конце дня проводим рабочее совещание. Все члены рабочей группы рассказывают о своих результатах. Вырабатываем план на завтра.
Четверг
С утра прямо на «объекте» встречаемся с коллегой, который отвечает за аренду помещений, осматриваемся. Все-таки хорошо, что здесь есть пространство, где можно соорудить сцену для президиума. Кресла не стационарные. Это плюс: их можно передвинуть и поставить перед участниками столы. Надо подумать, где мы повесим баннер с названием конференции. Боже, сколько важных мелочей! Даже условия парковки – один из критериев выбора. Должно быть минимум 50 мест для машин. И, конечно же, самое главное – стоимость аренды.
Отмечаю для себя: в программе надо обязательно четко прописать время кофе-брейков и фуршетов. В позапрошлом году у нас была забавная история. Первая часть конференции закончилась на десять минут раньше. Народ высыпал из зала, а вода для чая и кофе еще холодная! Вся рабочая группа помогала официантам готовить напитки.
Пятница
Сегодняшний день я посвящаю «печати»! Речь, конечно же, идет не о газетах и журналах. Дело в том, что все участники нашего мероприятия получат конференц-пакеты. Это папка, в которую вложены программа мероприятия, мониторинг СМИ по теме конференции, законодательные акты, блокнот, билет на фуршет, информационные материалы спонсоров, анкеты, календарь, бейдж и приглашение на следующую конференцию. Штатного дизайнера в нашей компании нет, но у меня есть связи! Я люблю ездить не в какой-нибудь красивый офис на Тверской улице, а в небольшую компанию, которая имеет собственное производство. Во-первых, это дешевле, а во-вторых, их предложение более гибкое и спектр услуг значительно шире. К тому же они делают скидки! Например, в этом году получилось раза в 1,5 дешевле, чем предполагалось. Вместе с дизайнером приходится продумывать «фирменный» стиль деловой полиграфии (бланки, конверты, визитки), цвет нашей конференции. Мы выбрали синий, потому что в логотипах многих компаний-участников фигурирует именно он. Конечно, все творчество приходилось согласовывать с руководством.
Сейчас я вычитываю все документы: программу, приглашение, даже «шапку» каждого бейджа! Коллеги усмехаются, но я-то помню, как они «веселились» два года назад. За три дня до конференции выяснилось, что весь тираж титульного листа папки бракован. Творилось что-то немыслимое - мы просто НЕ ДОЛЖНЫ БЫЛИ УСПЕТЬ! Но по упрощенной технологии все же перепечатали тираж. А буквально накануне конференции кто-то взял в руки бейдж и тут раздался отчаянный крик: «В «шапке» пропущено одно слово!» Мы сотворили очередное чудо и перепечатали бейджи. Все это научило нас жесткой дисциплине. Так что сейчас я выпью кофе и в пятый раз начну вычитывать все бумаги.
Суббота
Меню банкета уже утверждено, осталось закупить напитки. Многие администраторы разрешают привезти свой алкоголь - это дешевле, даже если приходится платить за это небольшую сумму, так называемый «винный налог». Сейчас едем покупать вино (сухое красное и белое), дорогую водку, коньяк, виски. Надо позаботиться о газированной и негазированной воде и соках (три наименования обязательно).
Воскресенье
Последний день перед стартом. Кажется, муж и дочка уже забыли, как я выгляжу. Обещала, что освобожусь как можно раньше. Куда там! Всей рабочей группой проверяем, как расставлены столы, все ли готово для регистрации… Ребята сказали, что готовые материалы не разложены по папкам. Едем в офис и вместе начинаем быстро сортировать документы. Звоню домой и объясняю ситуацию. Не проходит и получаса, как в офис приезжает любимый муж с нашим другом (ребенок остался с бабушкой). Оба предлагают себя в качестве бесплатной рабочей силы. Процесс заметно ускоряется. К двенадцати часам приезжаем домой. Завтра подъем в 6.30.
Понедельник
Поехали! Одежда выбрана заранее: юбка, пиджак, блузка. Все высушено и выглажено. Ошибок прошлых лет мы не повторим. До сих пор не могу забыть, как на прошлую конференцию я поехала во влажной шерстяной юбке (не успела досушить). Естественно, в машине она сильно помялась. Что делать? Восемь утра. Какой утюг? – шарахались от меня уборщицы. Проявив чудеса коммуникабельности, я все же нашла сотрудницу, которая пропарила весь мой костюм на специальном манекене.
Выглядеть буду эффектно: высокие каблуки, английский костюм – строгая элегантность. Легкий макияж, имитирующий его отсутствие. Волосы обязательно укладываю: распущенные локоны – это не деловой стиль, да и мешают очень. Неброские украшения. Как у Пугачевой: «В сумке – тушь, расческа, туфли…» А у меня еще пудра, помада, запасные колготки.
8.00 - я на месте!
Регистрация гостей, бухгалтерия, столики для аккредитованной прессы и информационных спонсоров (книги, журналы, подписка) – все готово. Раздаем бейджи гостям, охране, участникам, президиуму. Комната для VIP-гостей готова, стол в ней сервирован, бар наполнен до отказа.
Конференция начинается. Слава богу! Все на месте. Наша рабочая группа уходит в отдельную комнату. Мы чувствуем, как напряжение последней недели постепенно ослабевает. Нам бы еще день простоять… Но главное уже сделано. Потрясающее чувство! На будущей неделе начнем расшифровывать кассеты с записями докладов, раздавать спонсорам смету мероприятия, отправлять благодарственные письма. Пожалуй, я подумаю об этом завтра!
Дневник вела Анна Скоробогатова, заместитель директора центра общественных связей Объединения структур безопасности «Оскордъ».
Организацией выставок и конференций в крупных компаниях занимаются отдельные специалисты, которые отвечают за:
- подготовку и проведение мероприятий любого уровня (в том числе и презентаций)
- подготовку выставочных материалов
-издательскую деятельность в рамках проектов
- участие в тендерах
- подготовку бизнес-предложений
Зарплата таких специалистов варьируется от $500 до $2000. Менеджер полностью отвечает за проект и должен разбираться в нюансах своего дела. На работу принимают специалистов, имеющих опыт проведения мероприятий.
В некоторых компаниях функции организатора конференций выполняют PR-менеджеры, специалисты отделов маркетинга, коммуникаций и развития.
Ответственности не меньше, но попутно приходится выполнять массу других функций. За время работы приобретается опыт, который впоследствии можно применить в другой более крупной компании.
Подготовила Ирина Ильинская
| 
