Правильная регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач. Значение регистрации кадровых документов существенно возросло с введением в действие Трудового кодекса, установившего обязательность существования многих из них. Часто сам факт регистрации документа, придающей ему юридическую силу, является краеугольным камнем, когда необходимо обеспечить судебную защиту прав участников трудовых отношений. Сегодня мы поговорим о тонкостях регистрации документов, о том, как разработать понятную всем систему индексов и их составных частей, выбрать форму регистрации, наиболее отвечающую нуждам вашей организации.
Как мы уже упомянули, регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Присвоение регистрационного номера входящему документу является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.
Словарь кадровика
Регистрация документов – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправления (п. 65 ГОСТ Р 15141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения).
|
Процесс регистрации представляет собой снятие (перенос) с документа его реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). Это позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации и информационно-справочной работы по ним.
Поговорим о правилах
Каждая организация разрабатывает свои правила и систему регистрации документов, которые закрепляются в локальном нормативном акте (например, в Инструкции по делопроизводству или в Инструкции по кадровому делопроизводству). Как показывает практика, для удобства работы и сокращения пути прохождения документов они регистрируются децентрализованно, в местах их получения, создания или отправления.
Документы регистрируются в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора и содержания. Например, в любой организации при регистрации выделяют в отдельные массивы приказы по личному составу, входящие и исходящие письма, акты и т. д.
Виды документов, подлежащих регистрации кадровой службой, представлены на схеме (стр. 43). Основной принцип регистрации – однократность. Документы, поступившие в кадровую службу из канцелярии (управления делами, общего отдела), других подразделений, повторно не регистрируются, новые номера им не присваиваются.
Основные виды документов, подлежащих регистраци кадровой слжбой
Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, тоже регистрации не подлежат. В организации должен быть разработан и утвержден перечень таких документов (обычно как приложение к Инструкции по делопроизводству).
Как индексировать документы
При регистрации документу присваивается регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может, исходя из информационных потребностей, дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте и исполнителях*. Эти буквенные или цифровые индексы отделяются друг от друга разделителями (например, косой чертой).
Регистрационный индекс входящего документа проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу при поступлении документа в организацию. При регистрации исходящих и внутренних документов регистрационные индексы проставляются в заголовочной части бланка документа на уровне реквизита «дата».
Индекс каждого документа должен быть уникальным, так как он является его основным поисковым признаком. Специфика исполнения, хранения и поиска внутренней документации требует проставления идентичного индекса на основном документе и на приложении к нему, особенно при регистрации распорядительных документов. На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся.
Как нумеруем?
Нумерация приказов по личному составу ведется с начала и до конца года раздельно для каждой группы распорядительных документов. Для того чтобы различить приказы по личному составу от приказов по основной деятельности, порядковый номер индекса приказа по личному составу необходимо дополнять буквенным обозначением, например, 28-к (кадры) или 12-л/с (личный состав).
В связи с тем что приказы по личному составу имеют различные сроки хранения, их необходимо группировать в дела с учетом этого важного обстоятельства, то есть сформировать внутри этой категории документов два массива, присваивая им различные буквенные обозначения. Например, к порядковому номеру приказов по личному составу долговременного срока хранения можно добавлять индекс «к», краткосрочного хранения – индекс «к/вр». Такое обозначение обычно применяется в организациях с небольшой численностью работающих, где количество издаваемых распорядительных документов по личному составу относительно невелико.
В крупных организациях, насчитывающих тысячи работников, целесообразно выделить в пределах массива приказов с одинаковыми сроками хранения несколько групп по однородной тематике и разработать систему индексации для каждой группы. Например, в массиве приказов долговременного срока хранения можно выделить следующие группы: приказы о приеме («п»), приказы о переводе («пд»), приказы об увольнении («ув»). В группе приказов краткосрочного хранения обычно выделяют приказы об отпусках («о»), приказы о командировках («км»).
В организациях с очень большой штатной численностью иногда приходится разрабатывать буквенные обозначения приказов по каждой категории персонала.
Приведем пример.
Пример
При регистрации обращений сотрудников организации (это могут быть заявления, предложения и жалобы) порядковый регистрационный номер может дополняться начальной буквой фамилии заявителя, например, 167-И (Иванов), 21-К (Котов), 213-А (Абрамов). При поступлении повторных обращений им могут присваиваться регистрационные индексы, образующиеся путем добавления порядкового номера к регистрационному индексу первого полученного обращения. Например, первому полученному обращению был присвоен регистрационный индекс 184-Н, тогда первое повторное обращение можно зарегистрировать под номером 184/1-Н, следующее – под номером 184/2-Н и т. д.**
Если принята журнальная форма регистрации, то всем обращениям (и первичным, и повторным) присваивают очередные порядковые номера.
Протоколы также помещаются в отдельное дело. Регистрационный номер протокола должен совпадать с порядковым номером заседания. Если в организации работает всего одна комиссия, то регистрационный индекс будет состоять только из порядкового номера. Если комиссий несколько, то заводится дело на каждую комиссию. Соответственно нумерация данных протоколов должна отличаться. Используем для этого тот же принцип, что и при регистрации приказов по личному составу, – добавляем к регистрационному индексу протокола буквенное обозначение. Например, к порядковому номеру протокола заседания квалификационной комиссии можно добавить буквенное обозначение «кв», аттестационной комиссии – «ат».
Регистрационный индекс трудового договора помимо порядкового номера, присваиваемого с начала года, может быть дополнен буквенным индексом или иным обозначением, принятым в организации.
Нумерация входящих и исходящих писем сквозная, ведется с начала и до конца года раздельно. При возобновлении переписки по какому-либо вопросу, который возникал ранее, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела за предшествующий год, в котором хранится переписка по этому же вопросу.
Реквизиты документов, которые вносятся в регистрационные формы наряду с порядковым номером
Журнал или карточка?
В качестве регистрационных форм используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК).
В кадровом делопроизводстве наибольшее распространение имеет журнальная форма регистрации. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе. Для каждой категории документов разрабатывается своя форма журнала***. Так, для регистрации трудовых договоров, приказов по личному составу можно использовать формы журналов, приведенные на стр. 48.
Журнальная форма регистрации наиболее удобна в работе с документами ограниченного доступа (секретными, конфиденциальными), незаменима, когда учет документов выступает на первое место (например, для предотвращения претензий и конфликтных ситуаций), компактна. Однако журнальная форма регистрации имеет существенные недостатки: неизбежно приводит к дублированию операций, делает очень трудоемкой справочную работу по документам, затрудняет ведение срокового контроля исполнения документов, так как надо просматривать все записи в журнале.
В организациях, где поток документов очень большой, наряду с журнальной используется карточная форма регистрации. Форма карточки и расположение в ней реквизитов тоже могут быть определены самой организацией и зафиксированы в Инструкции по делопроизводству (образец регистрационной карточки).
Регистрационные карточки могут вестись в электронном виде с дублированием на бумажном носителе. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и несколько картотечных ящиков для их хранения. Регистрационная карточка обычно печатается в трех экземплярах. Один из них помещают в сроковую картотеку, другой – в информационно-справочную, а третий передают исполнителю вместе с документом. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали.
Преимущества карточной системы регистрации очевидны: она исключает необходимость повторной регистрации документов; дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, обеспечивая информационно-справочную работу; позволяет сразу же формировать сроковую картотеку для контроля исполнения документов.
Мнение чиновника
Римма МУЛЛАГАЛИЕВА,
юрист правового обеспечения договорной работы и судебной защиты Федерального управления регистрационной службы по Свердловской области Минюста России, специалист 1-го разряда (г. Екатеринбург):
– В трудовом законодательстве прямых указаний на необходимость регистрации кадровой документации нет. Это вытекает скорее из общего порядка ведения делопроизводства и требований по хранению и учету кадровых документов. В организациях различных форм собственности эти вопросы решаются по-разному. Например, в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти* прямо сказано, что «регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях». Аналогичное правило установлено Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в Таможенных органах**. Здесь регистрация документов рассматривается скорее как основа построения поисковой системы.
В кадровом документообороте функция регистрации намного шире, так как современное трудовое законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений. Любой из этих документов может быть затребован при проведении проверки соблюдения норм трудового права. Целесообразно все вопросы ведения кадрового делопроизводства, в том числе и очень важную функцию их регистрации, урегулировать локальным нормативным актом.
* Пункт 4.1.2 Типовой инструкции, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.
** Приказ ФТС России от 18 октября 2004 г. № 160.
|
* Пункт 3.12 ГОСТ 6.30-2003.
** Такая нумерация обычно ведется при использовании карточной формы регистрации, так как для удобства пользования карточки могут располагать в алфавитном порядке.
*** Как оформлять, вести и хранить журналы регистрации документов, мы подробно рассказывали в № 5, 2005.
Автор - кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления
