Тайм-аут | MainJob.ru

Ни на что не хватает времени? Следуйте нескольким нехитрым правилам - и сами будете управлять жизнью, а не жизнь вами.

Кэрен Бенке — глава фирмы Juice Beauty из Сан-Рафаэля (Калифорния), выпускающей органическую парфюмерию. Прогноз выручки на этот год — свыше $10 млн. «Удваиваются и наша прибыль, и доход EBITDA, — довольна 49-летняя Кэрен Бенке. — Все у нас чудесно».

Но, как и у всех, у Бенке не всегда все идет гладко. Она вспоминает один сумасшедший день, когда ее муж, кардиолог Говард Лурия, находился в отъезде, а ей позарез нужно было в Напу, в часе езды от Сан-Рафаэля: ее отцу, страдающему опухолью мозга, стало хуже.

К тому же известие об этом пришло в момент «пересменки» между беби-ситтерами, и Кэрен не на кого было оставить 9-летнего сына и 7-летнюю дочку. Детей она пристроила к соседке и пустилась в путь по извилистым дорогам Напы. Мобильник трезвонил не переставая: то звонила ее 83-летняя мать, то клиент, встречу с которым пришлось отменить, то приходилось давать указания служащим (штат фирмы — 30 человек). А потом еще пришлось поволноваться, отправляя отца в клинику.

Домой Кэрен Бенке добралась тогда в девять вечера. Детей она уложила, но ее день еще не закончился: Бенке взялась за лэптоп и увидела 120 адресованных ей писем. «В такие дни думаешь: Господи, как я только все это успею, — говорит она. — Когда вдруг сваливается что-то неожиданное, все планы рушатся».

Если вы предприниматель, то вам знакомо это ощущение. Попытки успеть все: поболеть за футбольную команду сына, ублажить клиентов, договориться с поставщиками, ответить на письма — такое любого может выбить из колеи. Все становится еще хуже, когда приходится работать быстрее, потому что клиенты не хотят ждать, считает Питер Турла, учредитель даласской консалтинговой фирмы National Management Institute, которая помогает малому и среднему бизнесу с тайм-менеджментом. Он считает главными три вещи: расставить приоритеты, жестко выдерживать дедлайны и уметь справляться с отвлекающими факторами. Один из наиболее часто задаваемых Турле вопросов: «А что делать, если приоритетно все?»

За все в ответе: СЕО процветающей компании и мать двоих детей, Кэрен очень занята, но, используя приемы тайм-менеджмента, она управляет своим временем.

Время перемен

Один из противников бизнесмена — электронная почта. Как рассказывает Питер Турла, до 65% слушателей его семинаров постоянно проверяют свои почтовые ящики. «Я полагаю, что дело тут в психологии: подсознательно открываешь почту как такую маленькую посылочку с сюрпризом», — отмечает Турла.

40-летний соучредитель и гендиректор бостонской фирмы VoIP-телефонии iSkoot (39 сотрудников) Джейкоб Гведалья не скрывает интимных отношений со своим смартфоном BlackBerry. «Он — первый, кого я приветствую утром, и последний, кому я говорю «спокойной ночи» вечером», — рассказывает Гведалья. Обычно за утро он получает 60 или даже больше сообщений, на три четверти которых отвечает в течение пяти минут. Смартфоном Гведалья пользуется, даже сидя за компьютером.

Тут есть свои минусы — ты все время на связи, признает Джейкоб Гведалья. Но, считает он, сделки, благодаря электронной почте, заключаются быстрее. Он может мгновенно связаться с персоналом iSkoot в Израиле или R&D-группой на Западном побережье США. И кроме того, ему нравится свобода, которую дает ему смартфон: «Бывало, когда у меня получалось провести время с семьей благодаря BlackBerry, а не будь его, пришлось бы уехать по делам, — вспоминает Гведалья. — Думаю, BlackBerry не болезнь, а витамин».

Но и витамины в больших дозах бывают опасны. По расчетам Пэйдж Тернер, адъюнкт-профессора коммуникаций в Университете Сент-Луиса (Сент-Луис), люди в среднем тратят на ответы на электронные письма 2–4 часа в день, тогда как большинство этих писем могли бы подождать, по меньшей мере, часов 6–8.

Проблема в том, что мы никак не можем определиться, является ли электронная почта инструментом переписки, и тогда задержки с ответом вполне уместны, или это средство мгновенного общения, и тогда реагировать нужно немедленно. «У большинства ясности в этом вопросе нет, — говорит Тернер. — И им кажется, что ответить надо сию же секунду». Вот несколько подсказок, как управлять своей электронной корреспонденцией:

- переадресуйте не самые важные письма подчиненным;

- заведите себе в офисе и дома несколько учетных записей — для вендоров, для клиентов, для служащих. Так вам будет легче организовать поток писем и выстроить приоритеты;

- если вам это подходит, настройте в своей почте автоответчик, который будет сообщать корреспондентам, что вы проверяете почту, скажем, в десять утра и в четыре дня и что в случае экстренной необходимости лучше связаться с вами по телефону;

- систематизируйте письма по степени срочности — не на все нужно отвечать сразу же;

- по вечерам 15–30 минут отводите на то, чтобы написать тем, кому нужна от вас подробная информация. Так у вас будет время, чтобы составить толковое письмо, а не строчить нечто на бегу в разгар рабочего дня.

Какая зона?

Еще один вопрос, возникающий практически во всех семинарских группах Питера Турлы: как сориентироваться во временных зонах: «Сами понимаете — аутсорсинг. Между партнерами иногда полмира».

41-летний Брайан Хэндли, глава существующей уже десять лет фирмы по менеджменту онлайновой рекламы Accipiter Solutions (выручка в 2006 году перевалила за $8 млн.), вспоминает ситуацию трех-четырехлетней давности, когда большинство переговоров велось в странное время. «Масса звонков шла ночь-заполночь», — говорит он.

Сегодня у его фирмы из Рэли (Сев. Калифорния) в разных концах мира — в Азии, Австралии, Европе — 63 сотрудника и 45% клиентов. Хэндли взвалил большую часть работы по связи с иностранцами на сотрудников, работающих за рубежом, и все равно иногда оказывается в офисе явно в неурочное время. В октябре переговоры с иностранным клиентом затянулись до двух часов утра. Приходилось ему участвовать и в международных телефонных конференциях — в самые разные часы, и будить европейских клиентов ранним-ранним утром — перед презентацией, которую ему предстояло сделать на встрече на Западном побережье. Сегодня выспаться из-за переговоров ему не удается примерно раз в квартал. «Но по мелочи все равно случается — полчаса туда, полчаса сюда — где-то раз в месяц», — говорит Брайан Хэндли. К сожалению, легкого решения этой проблемы нет, тем более если речь идет об очень большой разнице во времени. Но все же кое-что можно сделать:

- по возможности ограничивайте число участников телефонных конференций (остальные могут общаться через IM или электронную почту);

- на сайте Timeanddate.com есть мировые часы, конвертор временных зон и другие инструменты, облегчающие планирование;

- подумайте, не стоит ли в каком-то случае заменить общение по телефону электронной перепиской;

- если вам приходится часто и систематически звонить куда-то далеко, возможно, стоит подумать о том, чтобы нанять представителя вашей фирмы на месте.

Родной дом

Да, родителям в XXI веке приходится нелегко. В 2006 году компания CareerBuilder провела опрос 225 отцов и выяснила, что за прошедший год из-за дел 58% из них пропустили, по меньшей мере, одно значимое событие в жизни своего ребенка, а 28% заявили, что их занятость плохо сказывается на отношениях с детьми. Что касается женщин, совмещающих воспитание детей и работу, то им надо быть готовыми к рабочей неделе продолжительностью в 71 час, включая неоплачиваемый труд.

А если вы не просто работаете, а являетесь собственником бизнеса? Тут очень легко почувствовать себя загнанным в угол. «Когда предприниматель пытается, условно говоря, одновременно разогревать гамбургер и отвечать на электронные письма, тут-то его и накрывает: мозг перегружен и получается, что ни одно дело не делается на все 100», — уверена Мария Бейли, основатель и глава фирмы BSM Media из Помпано-Бич (Флорида), занимающейся изучением трендов в воспитании детей и занятости.

Кэрен Бенке и ее муж разработали свой распорядок. Подъем в шесть утра, час на спорт, потом — детишек отвозят в школу. Бенке обычно приезжает на работу между 7.30 и 8.30 и активно работает часов до 15, когда она из гендиректора превращается в маму — часов на пять. Трижды в неделю, отправив ребят в постель в 21.30, она снова раскрывает лэптоп и работает до полуночи.

Она нанимает домработницу и садовника, а выезды из города планирует на те семь дней подряд, которые ее муж Говард Лурия каждый месяц проводит дома. Такая схема оправдывает себя на 85%, рассказывает Кэрен. Ее рекомендации? Если есть что-то, что вы можете не делать, не испытывая при этом чувства вины, не делайте, а наймите для этого людей. И регулярно занимайтесь спортом. «Когда мне это не удается, я чувствую себя некомфортно», — говорит она. Как еще можно сохранять баланс между работой и домом:

- нужно иметь список «запасных» беби-ситтеров на случай ЧП;

- разграничьте работу и дом. Как уверяет Мария Бейли, «если вы сами позволите себе нарушать эти границы, то же будут делать и другие»;

- запишите коротко, для чего вы вообще все это делаете;

- соблюдайте несколько незыблемых ритуалов. Пусть это будет недолгий, но спокойный завтрак или обед или просто полчасика без дел. Короткие, но регулярные перерывы разнообразят день; мозги отдыхают, жизнь снова становится прекрасна;

- если устали, не насилуйте себя. Вы и так уже отработали 12 часов, так что отдохните вечером, даже если осталась куча дел. Очень часто на свежую голову вопросы решаются легче, а ошибок делается меньше.

Жизнь Кэрен Бенке — дурдом? Кто бы сомневался. Хотела бы она жить иначе? Ни за что. «Если я вижу возможность, я ее реализую», — говорит она. n

Ощутите себя в его шкуре

А вот вам обычный день из жизни 43-летнего Алана Майера, соучредителя и главного технолога фирмы компьютерной безопасности Redseal Systems из Сан-Матео (Калифорния) (более 30 сотрудников):

6.30 Майер просыпается, проверяет электронную почту и спешит в душ.

7.00 Майер будит жену Джулию, малышку Ализу и дошколенка Джошуа. Джулия собирает-одевает Джошуа и везет его в подготовительную группу. Майер одевает Ализу и говорит, что, поскольку девочке надо появляться в детском саду в форме, это экономит 15 минут на выборе одежды.

7.30 Майер и Ализа завтракают. Он берет ланч для дочки и ждет, пока она завяжет шнурки: «Мне не разрешено помогать».

8.00 Майер отвозит Ализу в детский сад на другом конце Сан-Франциско. В 8.20 он уже едет обратно через весь город на работу, в офис в Сан-Матео. По дороге звонит, чтобы подтвердить, что приедет к первой назначенной встрече: «Если дождь или авария на дороге, могу и не успеть, так что приходится звонить».

9.00 Майер приезжает в офис и проводит совещание инженеров, а иногда и собеседования с претендентами на вакансии, «даже если у меня так и не было времени прочитать резюме».

Полдень Ланч в Whole Foods.

13.00 Совещания по продакт-менеджменту и тому подобное. Встречи с клиентами. Звонки.

18.00 Майер возвращается в Сан-Франциско, в фитнес-центр, потом — домой, пообщаться с детьми, пока те не легли.

23.00 Майер смотрит по TiVo The Daily Show — и спать. Утром он просыпается, и все повторяется. «Для меня одинаково важно время, которое я провожу в офисе и с семьей, — говорит Майер. — Я могу продуктивно работать в офисе, но кое-что можно делать и дома, после 22,00, когда дети засыпают».