Такие разные секретари...
Диана Торочкина
Источник: Работа и зарплата
Всего несколько лет назад должность секретаря в фирмах присутствовала, что называется, в единственном экземпляре. Один человек занимался всем, включая прием звонков, распределение работы, например, целого автопарка,
Всего несколько лет назад должность секретаря в фирмах присутствовала, что называется, в единственном экземпляре. Один человек занимался всем, включая прием звонков, распределение работы, например, целого автопарка, печать документов, чай-кофе для посетителей и составление рабочего дня босса. Сегодня же в одиночку справляться с таким ворохом обязанностей в крупных компаниях просто невозможно. Поэтому различные секретарские функции были выделены в отдельные вспомогательные позиции: секретарь на ресепшн, офис-менеджер, секретарь-референт, помощник руководителя и пр.
Девушка с ресепшн и другие
Секретарь на ресепшн занимается приемом и распределением входящих звонков, встречает и провожает посетителей, чтобы они не заблудились в офисных лабиринтах.
Изредка в объявлениях встречается позиция вечерний секретарь. Такие сотрудники требуются далеко не всем компаниям, а только тем, которые либо работают круглосуточно, либо имеют партнеров в другом часовом поясе. Вечерний секретарь отвечает на поступающие после официального окончания рабочего дня звонки, принимает и обрабатывает корреспонденцию. Несмотря на работу в вечернюю смену, считается, что эта должность связана с минимальным выполнением профессиональных обязанностей.
Офис-менеджер - это своего рода администратор офиса. Помимо обычных секретарских обязанностей на него могут возлагаться координация деятельности ряда служб компании (например, автомобильной), исполнение поручений сотрудников, как руководящих, так и рядовых. Эта позиция требует большей самостоятельности, чем должность просто секретаря или секретаря на ресепшн. Офис-менеджер вправе выполнять определенные проекты в пределах своей компетенции (изучение новых товаров и услуг, совершенствование систем работы компании).
Обязанности секретаря как личного помощника (ассистента) руководителя предполагают, с одной стороны, общение с клиентами внутри компании, с другой стороны, замкнутость на босса. Руководителю некогда думать о таких мелочах, как покупка билетов для заграничной командировки или заказ ресторана для встречи с партнерами. Об этом должен побеспокоиться помощник. Он же занимается планированием дня начальника, организацией те-лефонных переговоров босса, проверяет выполнение подчиненными распоряжений сверху. Помимо психологической совместимости с руководителем и знания этикета для личного помощника важны такие качества, как гибкость, стрессоустойчивость, внутренняя культура и коммуникабельность.
Секретарь-референт так же, как и ассистент руководителя, присутствует на совещаниях и встречах с партнерами. Разумеется, не только для того, чтобы приносить-уносить кофе. Его задача - вести протоколы деловых переговоров, при необходимости выполнять функции переводчика.
Таковы классические отличия одной разновидности профессии от другой. На практике же круг обязанностей секретаря, как правило, определяет руководитель. Очень часто под вакансией обычного секретаря на самом деле подразумевается выполнение функции помощника генерального директора или секретаря-референта.
Зарплата зависит от прописки?
Как утверждают рекрутеры, наиболее успешно справляются с обязанностями секретаря выпускники гуманитарных (в том числе и лингвистических) вузов. Сегодня очень важно, чтобы представитель этой профессии хорошо знал русский язык, обладал развитой речью и богатым словарным запасом. Безграмотность и секретарь - понятия несовместимые. Особенно это касается секретарей-референтов. Высокий уровень корпоративных отношений требует умения поддержать разговор и вести беседу.
Интеллигентность - самое востребованное сегодня качество секретаря. Можно быстро освоить делопроизводство, азы работы на компьютере, овладеть языком, но культура приобретается годами.
По этой же причине столичные работодатели не слишком жалуют иногородних кандидатов на должность. Считается, что поведение приезжих девушек даже с хорошим образованием имеет налет провинциальности, их речи присущи особый говор, акцент, ненормированные ударения (например, слово “звонит” они произносят с ударением на первом слоге).
Есть и другой подход к секретарям из провинции. “Некоторые компании охотно берут иногородних девушек с расчетом на то, что им можно меньше платить. Хотя девочки очень трудолюбивые и симпатичные, просто не москвички”, - отмечают специалисты.
По словам некоторых рекрутеров, среди секретарей, зарабатывающих от 200 до 400 долларов, не более 10 процентов обладают филологическим (лингвистическим) образованием.
А вот в группе специалистов, получающих от 500 до 700 долларов, число выпускников лингвистических вузов составляет 30–40 процентов. Этот уровень вознаграждения уже предполагает знание как минимум одного иностранного языка. Среди претендующих на зарплату более 700 долларов подавляющее большинство лингвистов и филологов.
Если претендент на позицию секретаря успел поработать в школе, с точки зрения работодателя это скорее минус, чем плюс. Некоторые наниматели принципиально не берут на работу бывших учителей.
Если вам слегка за тридцать, есть еще шанс
Бытует мнение, что для профессии секретаря характерен жесткий возрастной ценз. Совсем недавно, например, возраст слегка за тридцать считался для профессии едва ли не пенсионным. Но, как рассказали специалисты кадрового агентства “Отдел кадров. XXI век”, в последнее время возрастные границы существенно отодвинуты. Хотя в среднем на каждые 15 вакансий до 30 лет приходятся одна-две вакансии для тех, кому 35–40.
В подходе к возрастному цензу очень много субъективных факторов. Кто-то из руководителей, выбирая секретаря, исходит в первую очередь из эстетических норм и отдает предпочтение молодости и красоте.
Но рекрутёрам не раз приходилось работать с компаниями, которые осознанно делали выбор в пользу женщин более зрелого возраста. Как правило, это характерно для фирм, связанных с крупными финансовыми операциями, юридической ответственностью. Клиентам приятен имидж стабильности компании. В этом смысле длинноногая красавица заметно проигрывает солидной деловой женщине, имеющей опыт работы с серьезными документами в сложных и ответственных ситуациях.
Трамплин или тупик?
Часть кандидатов на должность секретаря устраиваются на работу, не имея опыта в этой профессии. Можно сказать, что компания берет их на свой страх и риск. Неизвестно также, понравится ли им самим новое занятие. В обязанности секретаря, особенно на начальных этапах, входит выполнение большого объема рутинной работы: изо дня в день печатать одни и те же документы, постоянно принимать телефонные звонки… Многим быстро надоедает подобное беспросветное однообразие. Если вам не удалось сразу найти интересную работу, вовсе не значит, что нужно устраиваться на должность секретаря. Ваши ожидания не оправдаются, а в компании будут недовольны вашей работой.
Долгое время позиция секретаря считалась карьерным тупиком. В самом деле, куда расти, если должность напрямую замыкается на руководителя? Сейчас мнения на этот счет разделились.
Некоторые специалисты уверены, что сегодняшняя карьера секретаря - это путь от девушки на ресепшн до помощника руководителя или секретаря-референта.
Другая точка зрения состоит в отрицании внутренней иерархии между разновидностями секретарской работы. Главное - освоить все направления.
По убеждению некоторых экспертов, большинство девушек, которые начинают карьеру в качестве секретаря, вовсе не собираются посвятить этой профессии всю оставшуюся жизнь. Они скорее рассматривают свою нынешнюю должность в качестве стартовой площадки для дальнейшего продвижения по служебной лестнице. Почему?
Она дает, во-первых, хороший опыт работы в коммерческой организации, во-вторых, первоначальное представление обо всех видах профессий. Ведь секретарь является связующим звеном между отделами, а также между руководителем и коллективом компании. Проходящий через него огромный поток информации позволяет получить определенные знания человеку, который хочет сделать карьеру, но еще не решил в каком направлении. При таком подходе работа секретаря вполне может стать первой ступенькой к будущим высотам.
Кандидатам, которые намерены строить свою карьеру именно в области секретариата, рекрутеры советуют хорошо изучить все возможные разновидности и тонкости профессии и постепенно совершенствовать свои навыки. Чем больше вы будете знать и уметь, тем выше шансы найти престижную работу и, соответственно, больше зарабатывать.
Что касается личных качеств, нужно быть готовым к тому, что придется подстраиваться не только под ритм работы компании, но и под стиль работы руководителей, - считают эксперты. И здесь очень важны гибкость, коммуникативные навыки, понимание других людей, их потребностей и возможностей.
Помимо профессиональных знаний ценятся дисциплинированность, добросовестность, чувство такта, вежливость. Любой руководитель предпочитает работать с приветливым и умным секретарем, способным чувствовать ситуацию.
А вот креативность и лидерские качества вряд ли будут востребованы. Кроме того, грамотный секретарь - хороший организатор, со временем ему доверяют выполнение довольно серьезных поручений. Наверно, ни про одну профессию не придумано столько анекдотов, как про секретаря.
Главная тема шуток, безусловно, роман с шефом. Конечно, в жизни всякое бывает. Но в большинстве случаев руководители ценят в секретарях не длинные ноги и умение быстро одеваться, а высокий профессионализм.
Диана ТОРОЧКИНА
| 
